Deze handleiding bevat informatie over het draaien van concept-jaarafsluitingen ten behoeve van de zaaksaldi rapportage voor Notarissen. Om zaaksaldi goed te kunnen monitoren voor alle zaken waarop transacties plaatsvinden in meerdere jaren, is het van belang om te weten hoe de jaarafsluiting gedraaid kan worden in Twinfield. Deze handleiding bestaat uit 3 onderdelen:
- Controleren periode-instellingen;
- Jaarafsluiting draaien;
- Gevolgen van de jaarafsluiting voor de zaaksaldi rapportage.
LET OP
Wanneer de menu’s waarnaar in deze handleiding wordt verwezen niet voor jou beschikbaar zijn, betekent dit dat je niet voldoende rechten hebt om de jaarafsluiting te draaien of perioden in te stellen.
We gaan in deze handleiding uit het volgende:
- Doel: correcte actuele Zaaksaldi rapportage draaien in 2020, voor dossiers met transacties in 2020 en eerder
- Afgelopen jaar is 2019
- Huidige jaar is 2020
1. CONTROLEREN PERIODE-INSTELLINGEN
Om een jaarafsluiting 2019 te kunnen draaien, is het belangrijk dat periode 0 in 2020 geopend is. Het openen, sluiten en aanmaken van perioden gaat via het volgende menu: Instellingen > Administratie-instellingen > Perioden.
Je voert in dit menu de volgende controles uit:
- Zijn de perioden voor 2020 beschikbaar? Druk op het geel gearceerde driehoekje naar rechts om te zien of de perioden voor dit jaar beschikbaar zijn (zie afbeelding).
Zo niet, kun je perioden voor het nieuwe boekjaar aanmaken via de knop 'Nieuw' onderin je scherm. Druk vervolgens op opslaan. - Is periode 0 in 2020 geopend? Controleer of het vinkje staat bij periode 0 in 2020. Zo niet, vink je dit aan en druk op opslaan.
2. JAARAFSLUITING DRAAIEN
Nu het controleren van de perioden kunnen we de jaarafsluiting draaien. Ga naar het menu: Financiële professionals > Jaarafsluiting > Jaar afsluiten. In Twinfield kan voor maximaal één jaar een concept-jaarafsluiting gedraaid worden.
Jaar: Is het jaar wat nu beschikbaar is voor de concept-jaarafsluiting.
Datum: laatste dag van het af te sluiten boekjaar.
Status: zorg dat dit altijd staat op concept incl. conceptboekingen.
Controleer of de instellingen overeen komen met bovenstaande afbeelding. Vervolgens druk je op 'Jaar afsluiten' om de jaarafsluiting te starten. Na ongeveer één minuut (afhankelijk van de omvang van de administratie) is de jaarafsluiting afgerond.
LET OP
Zie je bij jaar niet het jaar staan dat je af wilt sluiten, maar het voorgaande jaar? Dan betekent dit dat er voor dat voorgaande jaar nog geen definitieve jaarafsluiting is gedraaid. Wanneer dit het geval is, raden we je aan om contact op te nemen met je accountant om te overleggen of de definitieve jaarafsluiting gedraaid mag worden. Na het draaien van een definitieve jaarafsluiting is het namelijk helemaal niet meer mogelijk te boeken in het betreffende jaar. Als er per ongeluk ongewenst een definitieve jaarafsluiting gedraaid wordt, dan kan dit niet ongedaan gemaakt worden zonder hulp van Twinfield. Hiervoor brengt Twinfield kosten in rekening.
3. GEVOLGEN VAN DE JAARAFSLUITING VOOR DE ZAAKSALDI RAPPORTAGE
Wanneer stap 1 en 2 succesvol doorlopen zijn, kun je een actuele Zaaksaldi rapportage genereren in Ezora. De rapportage haalt alle boekingen op uit het jaar dat je kiest bij de rapportfilter 'Datum' en de informatie uit de jaarafsluiting.
Voorbeeld
Gekozen rapportagedatum in Ezora: 31-01-2020
Inhoud rapport: alle Twinfield boekingen in jaar 2020 van 01-01-2020 t/m 31-01-2020 + de informatie uit de laatst gedraaide jaarafsluiting 2019.
Belangrijk
- Iedere keer dat je nog boekingen maakt in 2019, moet een nieuwe jaarafsluiting van 2019 gedraaid worden om er zeker van te zijn dat de Zaaksaldi rapportage 2020 up to date is.
- Houdt hierbij ook rekening met de synchronisatie interval tussen Twinfield en Ezora.
- Je kunt zo vaak je wilt concept-jaarafsluitingen draaien in Twinfield.