Deze handleiding bevat een stappenplan voor het betalen van Overdrachtsbelasting op basis van informatie uit Notarisdossier in combinatie met Twinfield. De handleiding gebruikt de beschikbare rapportage in Notarisdossier genaamd "Overzicht OVB", een Excel-calculatiebestand en de betalen- en incasseren module in Twinfield. Met deze modules is het mogelijk om periodiek betaalbatches te genereren voor de te betalen Overdrachtsbelasting. Het voordeel hiervan is dat het overnemen bedragen, referentie- en bankrekeningnummers niet meer handmatig hoeft te gebeuren.
LET OP
Om gebruik te maken van deze werkwijze moeten diverse instellingen gedaan worden. Denk hierbij aan het aanmaken van de juiste betaaltypen in Twinfield en het instellen van het Excel-calculatiebestand naar de administratie specifieke grootboekrekeningen. Mocht dit nog niet gebeurd zijn neem contact met ons op om dit in te stellen.
1. STAPPENPLAN
- Open Notarisdossier. Ga naar menu Start > Financieel > Overzicht OVB.
- Draai het rapport Overzicht OVB periodiek (bijvoorbeeld tweewekelijks) voor alle protocollen, ongeacht of je ze nu wil betalen. Zorg dat je een begindatum kiest die aansluit bij de einddatum van de vorige export. Bijv. einddatum vorige export = 15-01-2020. Begindatum nieuwe export = 16-01-2020.
- Open het geëxporteerde Excel bestand;
- Selecteer alle regels en kopieer deze middels de rechtermuisknop;
- Open het sjabloon, tabblad “Worksheet”, ga naar de eerste vrije cel onder de tekst Zaaknummer. En plak de gegevens als waarden. Belangrijk dat je alleen de waarden plakt (zie afbeelding)
- Herhaal dit voor alle protocollen. Plak telkens de gegevens in de eerste vrije rij. Het document kan maximaal 300 regels in één keer verwerken.
- Sla het bestand vervolgens op op de computer.
- Ga naar Twinfield > Bestandsbeheer > Uploaden… > selecteer het bestand > Druk nogmaals op Uploaden. Het document is nu geüpload naar Twinfield en moet nog ingelezen worden. Inlezen kan door aan de linker kant naast de bestandsnaam op het blauwe knopje en vervolgens op importeren te drukken.
- Verwerk het bestand.
- Controleer of het bestand juist is verwerkt, door op de actualiseren knop te drukken en te controleren of er bij het bestand een groen bolletje komt te staan. Zo ja, is het bestand juist ingelezen.
- Het bestand staat nu klaar in het menu Inkoop > betalen & incasseren.
- Betaal het bestand op de reguliere werkwijze zoals bekend van de betaalmodule voor inkoopfacturen.